CENÁRIO
No mundo atual, todos os sistemas corporativos, em especial aqueles relacionados ao campo da Saúde, vêm sofrendo intensas pressões para uma maior eficácia e eficiência operacional. Cobranças por aprimoramentos operacionais, de custeio e de melhores resultados sustentáveis. Neste mundo, em particular, se encontra um Setor muito especializado e importante na cadeia de valor da Saúde, voltado à fabricação e entrega de órteses, próteses e materiais especiais para redes hospitalares e clínicas médicas. Organizações que buscam por operações eficazes, melhorias na cadeia de geração de valor, ou seja, resultados entre o processo de comercialização e a geração de caixa. Pilares fundamentais para a perenidade das Instituições.
DESAFIO
Considerando a recuperação operacional do setor em um cenário pós-COVID, a organização em estudo acreditava participar desta retomada com rapidez e intensidade, porém, estava ciente da existência de importantes pontos de melhoria internas processuais que precisam ser estudados e concretizados. Neste contexto, era necessário rever os processos comerciais, mas, com foco maior e inicial, na cadeia de processo Order To Cash (OTC- entre pedido e entrada de caixa). Em particular, evoluir essa cadeia e suas respectivas conectividades, com vistas às suas excelências, considerando suas atuais condições e as propostas de melhoria, incluindo as métricas pertinentes e o alinhamento com as ferramentas atuais de gestão.
SOLUÇÃO
A proposta ficou definida em garantir uma atualização do conjunto de processos considerando a comercialização e as operações, que fossem rapidamente convertidos em Caixa, afim de que os resultados possibilitasse a perenidade do negócio. Para isso, foi a aplicada a Metodologia® proprietária da Linea Consulting, que engloba as fases de escolha e preparação do time de transformação, estruturação das respectivas cadeias de processos pertinentes (AS IS), entendimento dos problemas críticos, identificação de pontos rápidos de melhorias (Quick Win), definição da governança, validação dos processos críticos, aprimoramento dos processos críticos (TO BE) e, ainda, a identificação do plano de mudança.
IMPACTO
Com o uso da Metodologia® da Linea Consulting citada anteriormente, para aprimoramento de processo, diferentes resultados foram concretizados. Ajustes imediatos como a Estrutura Organizacional para ganho de eficiência, aprimoramento no nível de accountability pelas Lideranças e a criação de um dashboard de indicadores institucionais para gestão dos resultados. Capturas de Quick Win com ganho imediato no nível de estoque, ajustes no ciclo operacional financeiro, aprimoramento na captura e no tempo de processamento do pedido, aprimoramento na política de materiais em consignação, entre outros. O trabalho também produziu um modelo de operação e gestão do OTC por meio de plataformas operacionais, elevando a agilidade e a taxa de conversão dos pedidos, maior acurácia sobre o nível de estoque e assertividade na expedição dos materiais, redução de atividades manuais e no número de faturas em aberto, em suma, mais controle sobre o volume de produtos consignados, em suma, uma grande elevação na efetividade nas operações.